Как объединить одну IT-компанию в одном мессенджере
Клиент Комбинат «Агеевский» — крупное промышленное предприятие, объединяющее несколько взаимосвязанных производств. Основная специализация — выпуск кондитерских изделий.
Более 100 наименований сладостей
Свыше 1500 тонн готовой продукции ежемесячно
Поставки в более чем 380 населенных пунктов России
Производство включает разработку рецептур, контроль качества, логистику и другие этапы. На каждом из них задействованы десятки сотрудников, работающих в разных зданиях и на разных уровнях управления.
Проблематика и задачи Коммуникация между отделами была неструктурированной и неэффективной:
обсуждение проектов велось в разных мессенджерах, часть информации терялась;
сотрудники тратили время на поиск нужных переписок и контактов коллег;
не было единого пространства для оперативного обсуждения задач — нередко вопросы решались через звонки или личные встречи.
Что было сделано? Для начала проанализировали самые распространенные каналы коммуникаций сотрудников комбината. В результате определили ключевые проекты и рабочие группы, где важно централизовать обсуждения. Затем создали общие чаты для отделов, проектов и обсуждения других рабочих вопросов. Заполнили профили всех сотрудников, указали ФИО, должности и контактные данные, чтобы сотрудники легко могли найти друг друга. Далее обучили команду работе с мессенджером и базовым навыкам самостоятельной настройки. Также настроили в аккаунте Ботов для автоматизации микро-процессов предприятия — например, для такого базового процесса, как согласование и оплата счетов. Этот процесс есть в каждой компании, и он должен быть структурированным и прозрачным для всех участников.
Результаты внедрения Сегодня вся команда Агеевского комбината работает в amo | Корпоративный мессенджер — от операторов цеха до руководителей отдела продаж. Какие плюсы внедрения сотрудники ощутили на себе?
Новички быстрее вникают в процессы, ведь могут посмотреть историю переписки по своему направлению.
Исчезли потери информации — даже если сотрудник уволился, его переписки остаются в системе, но сам уволенный сотрудник теряет к ним доступ.
Каждый проект теперь ведется в отдельном чате с прикрепленными файлами и задачами.
Все договоренности фиксируются в переписке, больше никаких разных версий договоренностей.
Клиент GUDROK - крупное предприятие по производству вибропрессованных изделий: тротуарной плитки, бордюров, блоков и других элементов благоустройства.
Более 990 наименований товаров
Более 1,5 млн м² плитки и 2 млн м бордюров в год
Полный цикл производства: от замеса до упаковки, с жестким контролем качества на каждом этапе
Предприятие объединяет в себе производство, комплекс складов и несколько офисов. В таких условиях коммуникации между подразделениями могут быть значительно усложнены.
Проблематика и задачи До внедрения в компании корпоративного мессенджера клиент отмечал, что есть задержки документооборота из-за необходимости личного визита в бухгалтерию и пересылки документов. Финансовые операции проходили медленно — согласование и оплата счетов затягивались из-за рассинхронизации между отделами. HR-процессы (отпуска, больничные, внутренние заявки) были не автоматизированы и не прозрачны. Невозможно было проверить, кто и когда принял какую-либо задачу и на каком этапе она находится, кто за неё сейчас ответственен.
Также в компании отсутствовало единое коммуникационное пространство как между сотрудниками разных зданий и подразделений, так и внутри каждого из них для оперативного общения и согласования задач.
Что было сделано? Анализ и подготовка:
провели аудит коммуникаций сотрудников, выделили основные направления;
проанализировали особенности процессов в отделе продаж, HR и бухгалтерии;
определили ключевые процессы для автоматизации: документооборот, согласование счетов и т.д.
Внедрение и настройка:
создали чаты по отделам, проектам и иным тематикам;
настроили процессы для HR-отдела с помощью Ботов: трудоустройство, заявления на отпуск и больничный;
автоматизировали работу отдела бухгалтерии с помощью Ботов: согласование, выставление и оплата счетов;
с помощью Ботов также внедрили процессы, оптимизирующие работу курьеров и сотрудников складов;
разработали обучающие материалы и провели тренинги для всех сотрудников;
обучили администраторов самостоятельно настраивать систему без внешней помощи.
Результаты внедрения Что получила компания GUDROK в результате перехода на amo | Корпоративный мессенджер:
централизованная система коммуникаций: все обсуждения, задачи и согласования происходят в одном месте;
все сотрудники — от производственных рабочих до юристов — теперь используют одну платформу;
процессы согласования и оплаты стали быстрыми, прозрачными и полностью отслеживаемыми;
бюрократические операции выполняются удаленно, без лишних перемещений и бумажных согласований;
HR-задачи выполняются удаленно: работник может оформить отпуск или подать заявление через телефон в пару нажатий;
бухгалтерия получает информацию своевременно, без задержек, а вся история взаимодействия сохраняется в одном интерфейсе.
Клиент Завод лестниц на металлическом каркасе — предприятие, специализирующееся на производстве лестниц различного типа (маршевые, винтовые, приставные) с использованием металлических каркасов. Компания предлагает решения для жилых и коммерческих помещений, обеспечивая прочность, долговечность и современный дизайн изделий.
Проблемы до внедрения и цели проекта До внедрения amo | Корпоративный мессенджер клиента беспокоили:
неэффективная коммуникация между сотрудниками разных отделов и внештатными сотрудниками;
отсутствие автоматизации бизнес-процессов по онбордингу, адаптации и увольнению сотрудников;
ручное управление задачами и отчетностью, что приводило к задержкам и ошибкам.
Главными целями проекта определили:
повысить скорость и качество коммуникации внутри компании и с внешними подрядчиками;
автоматизировать бизнес-процессы по приему, адаптации и увольнению сотрудников;
обеспечить структурированный обмен информацией между внутренними и внешними участниками процессов.
Что было сделано? В ходе проекта интегратор внедрил следующие решения:
использование amo | Корпоративный мессенджер для построения автоматизированных бизнес-процессов через Sensei;
создание Ботов, которые автоматически назначают задачи по подключению новых сотрудников к системам (Яндекс.Диск, amoCRM, Яндекс.Заправки);
настройка процессов онбординга: регистрация, обучение, сдача экзаменов, подключение к системам и т.д.;
автоматизация обратных процессов при увольнении сотрудников;
настройка системы для внешних подрядчиков (проектировщиков, монтажников), которые не являются активными пользователями внутренней системы amoCRM.
Результаты внедрения В итоге внедрения amo | Корпоративный мессенджер клиент получил:
значительное сокращение времени на адаптацию новых сотрудников;
структурированный обмен информацией без ошибок и задержек;
повышение прозрачности процессов найма и увольнения;
удобство для сотрудников и подрядчиков в выполнении своих задач;
возможность масштабирования автоматизации на другие бизнес-процессы.
Заключение Внедрение amo | Корпоративный мессенджер позволило «Заводу лестниц на металлическом каркасе» значительно повысить эффективность внутренних процессов засчет автоматизации коммуникаций и интеграции с ключевыми системами. Использование нестандартных подходов к применению платформы дало компании конкурентное преимущество в управлении персоналом и взаимодействии с внешними участниками. В дальнейшем планируется расширение использования amo для других бизнес-процессов, что позволит еще больше оптимизировать работу предприятия.
Клиент Эмфи — российская IT-компания, была основана в 2002 году. Изначально команда занималась разработкой и продвижением сайтов. С 2015 года компания использует amoCRM для внутренних нужд группы компаний и получает статус партнера. Далее команда Эмфи стала специализироваться на автоматизации продаж и внедрении CRM для малого и среднего бизнеса. Более 3000 клиентов постоянно сотрудничают с Эмфи в качестве партнера по CRM. С 2020 года компания Эмфи получила статус партнера amo | Корпоративный мессенджер.
Проблемы до внедрения Большинство сотрудников компании Эмфи работает вне офиса — на удаленном формате работы. Возможность оперативной коммуникации между коллегами является важнейшей задачей для функционирования всей компании. До внедрения корпоративного мессенджера сотрудники Эмфи сталкивались с типичными проблемами таких компаний:
разрозненность коммуникаций: использование различных мессенджеров (WhatsApp*, Telegram) приводило к потере информации и затрудняло поиск важных сообщений и задач;
информационная перегрузка: постоянный поток неструктурированных сообщений от коллег, друзей и родственников в едином информационном поле приводил к стрессу и снижению продуктивности сотрудников;
трудности в управлении доступом: не было единого списка сотрудников и удобного инструмента для добавления, поиска и удаления сотрудников, а также контроля и разграничения прав доступа к информации;
отсутствие интеграции с CRM: внутренние переписки не были связаны с CRM-системой, усложняя контроль сделок и коммуникаций по ним;
недостаточная безопасность: использование сторонних приложений не обеспечивало должную защиту корпоративных данных.
Критерии выбора решения Был выполнен анализ потребностей и выделены следующие ключевые требования к корпоративному мессенджеру:
удобство интерфейса: переход с других мессенджеров не должен был стать головной болью для сотрудников и вызвать у них отторжение — привычный интерфейс, похожий на WhatsApp* и Telegram, должен сделать переход очень простым;
доступность на всех устройствах: обязательное наличие веб-версии, десктоп-приложений для Windows, macOS и Linux, приложений для смартфонов на Android и iOS;
единый список сотрудников: коллеги должны иметь возможность легко найти друг друга по имени и должности; список всегда должен быть актуальным;
интеграция с amoCRM: компания Эмфи активно использует amoCRM для себя и своих клиентов — важна возможность общения с клиентом и коллегами в чате одной сделки;
боты для бизнес-процессов компании: простые задачи должны легко автоматизироваться с помощью ботов и не требовать привлечения разработчиков.
Результаты внедрения amo Каждый из сотрудников компании получил единый список коллег и возможность по своему усмотрению организовывать чаты с коллегами в удобные для себя папки. Избранные сообщения при этом попадают в отдельную папку, обеспечивая быстрый доступ к необходимой информации. Каждый из сотрудников может создавать каналы под любые корпоративные задачи и приглашать в них коллег. Отделы компании получили единое пространство для общения внутри отдела. Были созданы отдельные каналы для: общения между отделами;
уведомления сотрудников об изменениях и нововведениях;
постоянных задач, требующих коммуникации;
внекорпоративного общения сотрудников и проведения различных мероприятий.
Все сотрудники получили возможность приветствовать друг друга утром в едином пространстве, поделиться с коллегами веселым мемом, поздравить с днем рождения или другим праздником, отправить фотографии ярко проведенного выходного дня или просто «выпустить пар» — в общем, всё, что требуется для живого общения людей, которые разделены удаленным форматом работы. Такая возможность легкого и непринужденного общения стала важной основой формирования сплоченного коллектива и корпоративного духа. Для автоматизации бизнес-процессов настроены Боты, которые помогают ускорить выполнение рутинных задач в компании. Компания Эмфи полностью отказалась от сторонних мессенджеров в пользу единого и безопасного инструмента корпоративного общения внутри команды — amo. Единое пространство общения значительно упростило обмен данными и контроль за задачами. Уменьшилось время на поиск информации, а легкое и понятное взаимодействие сократило информационный шум.